SOP atau Standar Operasional Prosedur merupakan sebuah dokumen petunjuk pelaksanaan suatu kegiatan atau pekerjaan untuk mencapai hasil yang maksimal.

Standar Operasional Prosedur dibuat untuk menertibkan dan membuat standar suatu kegiatan atau proses pekerjaan menjadi tertata.

Umumnya, Standar Operasional Prosedur berisi informasi mengenai jenis kegiatan, tujuan, manfaat, waktu pelaksanaan, hingga langkah-langkah kerja yang harus dilakukan.

Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, segala kegiatan atau pekerjaan bisa berjalan lebih efektif, efisien, dan mengikuti standar yang berlaku.

Dalam menulis Standar Operasional Prosedur, diperlukan tahapan- tahapan tertentu dan pengerjaan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

Ingin tahu lebih jelasnya lagi simak bahasan mengenai Contoh Standar Operasional Prosedur dan 5 Cara Membuatnya [UPDATE] berikut.

Pengertian Standar Operasional Prosedur Menurut Para Ahli

Dalam pembuatan SOP berskala lebih besar dan kompleks, perlu pengerjaan dengan membentuk tim dengan pendelegasian tugas dan fungsinya masing- masing.

Standar Operasional Prosedur adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. (Sailendra, 2015:11).

SOP atau standar operasional prosedur yaitu dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan tentang berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan. (Insani, 2010:1).

SOP yaitu urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan. Di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, jika melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Moekijat (2008).

Tujuan dan Fungsi Pembuatan SOP

Standar Operasional Prosedur atau disebut juga sebagai protap (prosedur tetap) tidak hanya bertujuan untuk mempermudah perkerjaan saja namun juga memiliki banyak tujuan lain. Beberapa diantaranya yaitu;

Pembuatan standar prosedur mempunyai tujuan tertentu, beberapa diantara tujuan tersebut adalah:

Standarisasi hasil pekerjaan.
Mencapai hasil pekerjaan yang efektif dan efisien.
Sebagai pedoman kerja seluruh karyawan, termasuk pekerja dan atasan.
Bisa digunakan sebagai parameter penilaian mutu.
Mengurangi risiko terjadinya kegagalan pada pekerjaan.
Mampu mendeskripsikan alur, tugas, dan wewenang masing-masing pihak terhadap pekerjaan.
Sebagai dokumen acuan jika terjadi kesalahan atau malpraktik.
Dapat digunakan sebagai bahan pelatihan pegawai baru.

Fungsi Standar Operasional Prosedur

Selain sebagai dokumen pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan, Standar Operasional Prosedur juga memiliki fungsi sebagai berikut:

Sebagai dasar hukum jika terjadi kesalahan pekerjaan, penyimpangan atau malpraktik.
Sebagai bahan mengevaluasi masalah atau kesulitan yang muncul.
Sebagai pedoman kerja yang bisa memacu kedisiplinan pegawai dalam melaksanakan tugas.

Jenis Jenis Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur terbagi menjadi beberapa jenis, tergantung dari sifat dan fungsinya. Berikut ini Jenis- jenis SOP yaitu:

1. SOP Berdasar Sifat Kegiatan

Berdasarkan sifat kegiatannya, SOP terbagi menjadi dua jenis yaitu:

Standar Operasional Prosedur Teknis

Standar Operasional Prosedur Teknis adalah sebuah pedoman yang disusun sistematis dan terperinci untuk memberikan acuan kerja bagi pemegang jabatan atau tim kerja yang memegang posisi tertentu dalam sebuah perusahaan organisasi atau lembaga.

Beberapa contoh bidang yang menggunakan Standar Operasional Prosedur adalah prosedur yang berkaitan dengan teknis contohnya pemeliharaan kendaraan, perakitan kendaraan bermotor, pengoperasian alat dan sebagainya.

Standar Operasional Prosedur Administratif

Standar Operasional Prosedur Administratif dibuat tidak mendetail dan tidak menunjukkan sebuah tata cara kerja tertentu karena SOP ini bersifat umum jika dibanding SOP teknis.

SOP ini berisi pedoman pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro, dan tidak untuk perorangan, dan tidak menampilkan cara melaksanakan suatu kegiatan.

SOP ini biasanya digunakan untuk administrasi instansi atau perusahaan.

2. SOP berdasar Jenis Kegiatan

Berdasarkan jenis kegiatannya, SOP dibagi menjadi:

Standar Operasional Prosedur Spesifik

Standar Operasional Spesifik yaitu sebuah pedoman yang disusun sebagai acuan kerja dalam suatu lokasi tertentu, contohnya: SOP pengajuan penelitian di kampus A. Standar Operasional Prosedur yang berlaku di Kampus A hanya berlaku di dalam lingkungan kampus A saja, dan tidak berlaku di lingkungan kampus lain.

Standar Operasional Prosedur Generik

Kebalikan dari SOP spesifik, SOP generik bersifat lebih luas dan umum, contohnya SOP pengaturan keuangan di sub bagian A dengan sub bagian B.

3. SOP berdasar Skala Kegiatan

Berdasarkan skala atau besaran kegiatan, Standar Operating Procedure terbagi menjadi:

Standar Operasional Prosedur Mikro

SOP bersifat teknis dan digunakan untuk kegiatan kecil dan berfungsi menunjang SOP makro.

Standar Operasional Prosedur Makro

Standar Operasional Prosedur Makro adalah gabungan dari beberapa SOP mikro agar terlaksananya sebuah kegiatan secara optimal.

Contoh SOP makro yaitu SOP pelaksanaan surat masuk dan keluar dalam sebuah instansi atau SOP penerimaan pasien dan keluar pasien dari rumah sakit.

4. SOP berdasar Kelengkapan Kegiatan

Berdasar pada kelengkapan kegiatan, Standar Operasional Prosedur dibagi menjadi:

Standar Operasional Prosedur Parsial

SOP parsial berisi pedoman pelaksanaan kegiatan sebagian yang hasil akhirnya bukan produk final.

Standar Operasional Prosedur Final

Standar Operasional Prosedur final adalah pedoman kegiatan yang hasil akhirnya yaitu produk final atau produk utama.

Baca Juga: BPUPKI: Sejarah, Tugas, Tujuan, Sidang & 69 Anggotanya

Format Pembuatan SOP Secara Umum

SOP memiliki format yang berbeda, mulai yang sederhana sampai yang rumit, dari mulai sop yang berisi poin kalimat sampai sop berbentuk diagram serta flowchart.

1. Simple Steps (Langkah Sederhana)

Format dengan bentuk paling sederhana dan digunakan saat prosedur hanya memiliki kegiatan dan pengambilan keputusan yang sedikit.

Format jenis simple steps digunakan ketika hanya terdapat beberapa orang yang melaksanakan prosedur tersebut.

Prosedur rutin yang sederhana ini umumnya terdiri dari kurang dari 10 langkah.

2. Hierarchical Steps (Tahapan Berurutan)

Tipe format digunakan ketika prosedur yang disusun memiliki 10 langkah atau lebih dan butuh informasi yang lebih rinci.

Namun hanya membutuhkan pengambilan keputusan yang sedikit, langkah- langkah yang sudah diidentifikasi kemudian dijabarkan ke dalam sub langkah secara details.

3. Graphic (Grafik)

Format ini dapat digunakan saat prosedur memiliki susunan kegiatan panjang dan spesifik.

Proses- proses panjang kemudian dijabarkan ke sub proses yang lebih pendek dan berisi beberapa langkah.

Format grafik bisa digunakan ketika menyusun prosedur yang butuh foto atau gambar dan umumnya digunakan untuk pemohon atau pelaksana eksternal organisasi.

4. Flowchart (Diagram Alir)

Format flowchart ini digunakan saat SOP butuh pengambilan keputusan yang rumit atau banyak.

Juga membutuhkan opsi alternatif jawaban seperti ya atau tidak, lengkap atau tidak, benar atau salah dan lainnya yang mempengaruhi sub.

Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol khusus (flow chart) untuk menggambarkan proses, contohnya seperti simbol kotak (process), anak panah (arrow), belah ketupan (decision) dan sebagainya.

Format SOP bentuk flowchart terdiri dari dua jenis, yaitu Linear Flowchart (Diagram alir linear) dan Diagram alir bercabang (branching flowchart).

Linear flowchart berbentuk horizontal dan vertikal dan digunakan pada SOP yang bersifat teknis.

Sedangkan SOP jenis branching flowchart digunakan dalam pembuatan SOP administratif.

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Dalam membuat SOP, ada beberapa tahapan yang harus diperhatikan dan dilakukan. Tahapan tersebut diantaranya yaitu:

1. Tahapan Persiapan

Dalam pembuatan SOP berskala besar pada perusahaan, dibutuhkan sebuah tim dari setiap unit kerja di berbagai level.

Pada skala yang lebih kecil pembuatan sop dikerjakan oleh tim kecil atau personal dengan melakukan berbagai hal berikut:

Identifikasi Kebutuhan
Pengumpulan Data
Melakukan Analisis Prosedur
Melakukan Pengembangan

2. Penilaian Kebutuhan (Need Assessment)

Untuk tahapan ini pembuat SOP bisa menentukan format SOP apa yang akan digunakan, berapa jumlah SOP yang akan dibuat dan ruang lingkup dari standar operasional itu sendiri.

3. Pengembangan SOP

Sebagai standar yang dijadikan acuan proses pelaksanaan kegiatan keseharian organisasi ataupun perusahaan.

Pembuatan sop tidak bisa langsung sekali jadi, karena membutuhkan revisi berulang sampai nanti menjadi sop yang reliabel, valid dan bisa digunakan.

4. Penerapan SOP

Setiap pelaksana harus tahu tentang sop hasil pembuatan baru atau pengembangan serta alasan perubahannya.

Salinan sop dibagikan dan harus dipastikan setiap pelaksana tahu perannya dalam SOP.

5. Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP AP

Hasil sop yang dibuat harus terus dipantau pelaksanaan penerapannya, masukan yang datang dari hasil monitoring akan bernilai sebagai bahan evaluasi dan penyempurnaan standar operasional yang ada di masa depan.

Contoh SOP atau Standar Operasional Prosedur

Contoh SOP yang sudah digunakan dalam beberapa perusahaan yaitu:

1. CONTOH SOP PENGGUNAAN ALAT

PROSEDUR PENGGUNAAN ALAT PEMADAM API RINGAN

Tarik Pin yang terdapat pada tabung pemadam.
Arahkan selang tabung atau nozzle pada sumber api.
Kemudian tekan tuas tabung pemadam
Semprotkan alat pemadam api ringan tersebut pada sumber api dengan cara disisir atau disapu dari kiri ke kanan atau sebaliknya.

2. CONTOH SOP SEDERHANA PEGAWAI / KARYAWAN

STANDAR OPERASIONAL KARYAWAN PT. KRESNA MART PERSADA

Tujuan Swalayan “Kresna Mart”:

Mempertemukan penjual dan pembeli agar bisa bertransaksi dengan nyaman, mudah dan murah.
Menyediakan lokasi jual beli yang bersih, aman, dan nyaman.

Standar Operasional Prosedur Swalayan “Kresna Mart”

Semua karyawan pagi wajib hadir pukul 7.30 WIB, sedangkan karyawan sore wajib hadir pukul 14.30.
Karyawan harus melakukan apel pagi dulu dan melakukan kegiatan kebersihan untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan Swalayan “Kresna Mart”.
Pada pukul 08.00 WIB semua karyawan pagi wajib melaksanakan tugas sesuai kewenangan masing-masing, sedangkan karyawan sore pada pukul 15.00 WIB.
Pada Pukul 12.00 WIB karyawan diperbolehkan istirahat dan salat (bagi yang beragama Islam) secara bergantian. Tempat istirahat dan salat telah disediakan oleh Swalayan “Kresna Mart”, harap digunakan dengan tetap menjaga kebersihan dan kerapian.
Pada Pukul 15.00 terdapat pergantian shift karyawan pagi dengan karyawan sore.
Jam kerja karyawan pagi pukul 08.00 sampai 15.00 WIB, sedangkan karyawan sore pukul 15.00-21.00 WIB.
Setiap waktu sholat, karyawan yang beragama Islam diperbolehkan melaksanakan ibadah di tempat yang telah disediakan.
Karyawan berhak pulang sesuai dengan jam yang telah ditentukan.
Karyawan berhak mendapat bonus tambahan jika kinerjanya mencapai hasil yang optimal.

3. CONTOH STANDAR OPERASIONAL PENERIMAAN MAHASISWA BARU

SOP PENERIMAAN MAHASISWA BARU “POLITEKNIK LPBI”

Tujuan

Prosedur seleksi mahasiswa baru bertujuan untuk menjelaskan proses pendaftaran mahasiswa baru, proses seleksi sampai proses daftar ulang mahasiswa yang sudah ditetapkan sebagai mahasiswa kampus Politeknik LPBI.

Ruang Lingkup

Prosedur meliputi kegiatan pemberian pengumuman tentang penerimaan mahasiswa baru, proses pendaftaran mahasiswa, test masuk, pengumuman hasil test dan pendaftaran ulang mahasiswa yang diterima. Dan dilanjutkan kegiatan matrikulasi untuk mereview mata kuliah sebelum proses KBM dilangsungkan.

Acuan / Referensi
Buku Panduan Akademik Politeknik LPBI
Sarana

Pendaftaran via online dan mencetak formulir pendaftaran.

Perangkat komputer.
Ujian masuk
Kegiatan martikulasi.

Prosedur Penerimaan

Pengumuman tentang penerimaan mahasiswa baru Politeknik LPBI
Proses pendaftaran mahasiswa baru secara online dan offline.
Setelah pengisian berkas secara online / offline, calon mahasiswa mencetak berkas dan menyerahkan ke Badan Administrasi Umum (BAU).

Berikut persyaratan lainnya .

Petugas penerimaan melakukan input data di komputer dan mencetak tanda terima penyerahan berkas, bukti pembayaran dan juga nomor ujian calon mahasiswa berikut jadwal seleksinya.
Mahasiswa yang dinyatakan lulus / atau tidak lulus akan diumumkan sesuai jadwal.
Mahasiswa yang dinyatakan lulus ujian masuk wajib untuk melakukan pendaftaran ulang dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan.

Baca Juga: BAHASA PEMROGRAMAN: Pengertian, Fungsi, & 7 Macam Contohya

Kesimpulan

SOP atau standar operasional prosedur adalah sebuah dokumen petunjuk pelaksanaan suatu kegiatan atau pekerjaan untuk mencapai hasil yang maksimal.

SOP bertujuan untuk menertibkan dan membuat standar suatu kegiatan atau proses pekerjaan menjadi tertata.

Ada berbagai unsur lain yang mencakup dalam SOP ini untuk bisa digunakan dalam berbagai lembaga, perusahaan dan instansi.

Itulah pentingnya mengetahui Contoh Standar Operasional Prosedur dan 5 Cara Membuatnya [UPDATE] sehingga bisa digunakan dengan benar dan menghasilkan pekerjaan sesuai harapan perusahaan / instansi / lembaga.