Dalam dunia usaha dan kerja, tentu saja para pekerjanya sudah tidak asing dengan istilah SOP atau standar operasional prosedur.

Sesuai namanya, Prosedur Operasi Standar memuat tentang prosedur atau tahapan pekerjaan yang harus dijalankan sesuai dengan standar yang sudah berlaku.

Secara umum, tujuan Prosedur Operasi Standar sendiri untuk menjamin setiap unit kerja dalam menjalankan aktivitas secara tepat, cepat, efektif dan efiesien dan terhindar dari kesalahan yang terjadi atau timbul.

Prosedur Operasi Standar umumnya dibuat dalam bentuk teks dokumen, blok linera dan juga diagram alir yang memudahkan untuk dipahami.

Prosedur Operasi Standar digunakan mulai dari hal yang sederhana, seperti Prosedur Operasi Standar membuat kartu perpustakaan, SOP melayani pembeli sampai SOP penyimpanan bahan kimia atau limbah berbahaya dan sebagainya.

Lebih jelasnya simak bahasan PENGERTIAN SOP: 4 Fungsi, Tujuan, Cara Membuat & Contoh berikut.

Pengertian SOP

Pengertian Prosedur Operasi Standar merupakan sebuah tahapan pelaksanaan dalam melakukan sebuah pekerjaan.

Prosedur Operasi Standar umumnya berbentuk dokumen tertulis yang berisi instruksi kerja, baik menyangkut waktu pelaksanaan, tempat, jenis kegiatan, sampai orang yang terlibat di dalamnya.

Prosedur Operasi Standar juga bisa dianggap sebagai sebuah pedoman yang harus dipatuhi oleh para pekerja agar bisa mendapatkan hasil yang optimal.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli:

Menurut Arini T Soemohadiwidjojo (2004) Prosedur Operasi Standar yaitu sebuah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik.

Menurut M. Budiharjo (2014) Prosedur Operasi Standar yaitu sebuah tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu yang bersifat rutin, tetap dan tidak berubah-ubah yang dibakukan ke dalam sebuah dokumen tertulis.

Menurut Sailendra Prosedur Operasi Standar yaitu sebuah panduan kerja yang berguna untuk memastikan kegiatan operasional sebuah organisasi atau perusahaan bisa berjalan dengan baik dan lancar.

Pengertian Prosedur Operasi Standar adalah sebuah panduan yang digunakan untuk memastikan setiap kegiatan operasional organisasi atau perusahaan yang berjalan dengan baik.

Fungsi SOP

Fungsi Prosedur Operasi Standar adalah sebagai pedoman kerja, sebagai dasar hukum, sebagai informasi hambatan kerja dan tolak ukur kedisiplinan. Berikut ini penjabaran selengkapnya :

Sebagai Pedoman Kerja

Fungsi utama Prosedur Operasi Standar sebagai pedoman untuk memudahkan pelaksanaan kerja.

Prosedur Operasi Standar berisi tahapan dan urutan sebuah pekerjaan akan menuntun para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya.

Dengan adanya Prosedur Operasi Standar, kinerja pegawai mampu lebih terarah dan optimal.

Karyawan akan tahu apa saja yang harus dikerjakan dan hal mana yang tidak boleh dikerjakan, dengan demikian, tujuan organisasi atau perusahaan bisa lebih mudah tercapai.

Sebagai Dasar Hukum

Hal-hal yang terjadi di luar standar operasional prosedur akan dinilai sebagai sebuah kesalahan atau pelanggaran.

Sebaliknya, jika terdapat sebuah kesalahan padahal pegawai sudah melakukan pekerjaan sesuai SOP maka itu akan menjadi pertimbangan hukum tertentu yang meringankannya.

Sebagai Informasi Hambatan Kerja

Prosedur Operasi Standar tidak hanya memuat tentang prosedur kerja, tapi juga kemungkinan hambatan dan kendala yang bisa saja dihadapi oleh para pegawainya.

Informasi seperti ini penting sehingga pegawai dan perusahaan bisa menentukan langkah preventif yang harus dilakukan.

Sebagai Pengontrol Disiplin Kerja

Secara menyeluruh, Prosedur Operasi Standar mengandung beberapa aturan yang harus dipatuhi oleh para pekerjanya.

Ditambah dengan adanya konsekuensi berupa sanksi, Prosedur Operasi Standar secara otomatis membuat semua pegawai lebih disiplin dalam menjalankan setiap pekerjaannya.

Baca Juga: Contoh Standar Operasional Prosedur dan 5 Cara Membuatnya [UPDATE]

Manfaat SOP

Selain itu Prosedur Operasi Standar juga memiliki beberapa manfaat, berikut ini adalah Manfaat SOP:

Mampu meminimalisir kesalahan-kesalahan Pegawai
Karyawan lebih mandiri dan tahu job desk atau tugas-tugasnya.
Membuat pegawai baru mudah beradaptasi dengan pekerjaannya.
Kepuasan Pelanggan terhadap kemudahan dan kecepatan service, terutama pada organisasi atau perusahaan jasa dan layanan publik.

Prinsip Penyusunan SOP

Prosedur Operasi Standar tidak dibuat secara asal saja, ada beberapa prinsip yang wajib dipenuhi supaya SOP bisa berfungsi secara maksimal.

Jelas dan Mudah

Mengingat Prosedur Operasi Standar dijadikan pedoman, maka standar operasional prosedur harus jelas, mudah dipahami, dan mudah diterapkan, baik oleh pemimpin dan juga pegawai yang ada di perusahaan tersebut.

Prosedur Operasi Standar sebaiknya dijelaskan dengan kalimat serta penjelasan yang sederhana dan tidak berbelit-belit.

Hal ini berfungsi untuk menghindari adanya kesalahpahaman dalam mengartikan informasi dan aturan dalam Prosedur Operasi Standar.

Efektif dan Efisien

Prosedur Operasi Standar dibuat dengan mementingkan efisiensi dan efektivitas kerja, prosedur pekerjaan yang dilakukan sebaiknya dibuat sesingkat mungkin untuk efisiensi waktu, tenaga, dan biaya.

Akan tetapi, efisiensi yang digunakan harus selaras dengan prinsip efektivitas.

Meski prosedur operasional kerja dibuat sesimple mungkin, target perusahaan harus tetap menjadi nomor 1.

Secara sederhana, Prosedur Operasi Standar wajib dibuat dengan tujuan memanfaatkan sumber daya yang sedikit untuk mendapatkan hasil maksimal.

Adanya Keselarasan

Prosedur Operasi Standar yang dibuat harus sesuai dan selaras dengan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan, baik itu visi dan misi, ketersediaan sumber daya, dan hal-hal lainnya.

Dinamis

Prosedur Operasi Standar sebaiknya selalu diperbaharui sesuai dengan kondisi yang terjadi di lingkungan kerja.

Fungsi dari evaluasi Prosedur Operasi Standar penting agar setiap kekurangan bisa diperbaiki dan menghasilkan panduan yang lebih baik.

Terukur dan Terbuka

Prosedur Operasi Standar dibuat untuk mencapai target perusahaan, dimana target yang dimaksud yaitu hasil yang bisa diukur kuantitas dan kualitasnya.

Pengukuran ini bermanfaat untuk evaluasi lebih lanjut mengenai seberapa baik dan efektif Prosedur Operasi Standar yang diterapkan.

Prosedur Operasi Standar harus memenuhi prinsip keterbukaan, dimana, Prosedur Operasi Standar harus selalu transparan dan jelas.

Prosedur Operasi Standar juga tidak bersifat mutlak dan bisa berubah atau diperbaiki jika ada hal-hal yang dianggap tidak sesuai.

Kepatuhan dan Kepastian Hukum

Prosedur Operasi Standar yang dibuat harus dapat menjamin bahwa semua prosedur yang tertuang di dalamnya sudah sesuai dengan hukum yang berlaku.

Prosedur Operasi Standar juga akan bertindak sebagai pelindung untuk para pegawainya jika muncul tuntutan hukum dari pihak mana pun.

Baca Juga: SIMBOL FLOWCHART: Pengertian, 5 Jenis, Fungsi dan Contoh

Cara Membuat SOP

Prosedur Operasi Standar memiliki peranan yang penting bagi kelangsungan perusahaan, karena itu penyusunannya juga harus dilakukan dengan sangat teliti dan hati-hati. Dimana ada beberapa tahapan yang harus dilalui yaitu:

1. Pembentukan Tim

Hal pertama yang harus dilakukan yaitu dengan membentuk tim penyusun Prosedur Operasi Standar.

Tim penyusun ini harus terdiri dari orang-orang yang ahli dan paham mengenai perusahaan.

Tim ini terdiri dari anggota human resources department (HRD), atau bisa juga melibatkan jasa konsultan HR.

Untuk perusahaan skala kecil, Prosedur Operasi Standar dibuat dengan lebih simple tanpa alur yang rumit.

Pembuat Prosedur Operasi Standar biasanya cukup si pemilik usaha yang sudah paham dengan proses bisnisnya.

2. Pelajari Proses Bisnis dan Colletct Data

Tim patut untuk mempelajari proses bisnis yang berlangsung di dalam perusahaan mulai dari awal sampai akhir.

Proses yang dimaksud meliputi masalah teknis, produk yang dihasilkan, sumber daya yang dibutuhkan, dan siapa saja yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan.

Setelah mempelajari proses bisnis lebih mendalam, semua data harus dicatat secara jelas dan detail.

Data ini nantinya akan dievaluasi lagi sekaligus bermanfaat sebagai dasar perancangan Prosedur Operasi Standar.

3. Lakukan Review dan Evaluasi

Langkah berikutnya yaitu melalukan review dan evaluasi, semua data yang dikumpulkan sebaiknya divisualisasikan melalui flowchart agar lebih mudah dipahami.

Dari flowchart tersebut nantinya akan bisa diketahui tentang detail prosedur kerja, termasuk pihak-pihak yang bertanggung jawab.

Tim penyusun bisa mendiskusikan dan melakukan evaluasi terhadap rancangan prosedur kerja tersebut.

Setiap anggota tim juga berhak memberikan kritik juga masukan untuk menghasilkan SOP yang lebih baik.

4. Simulasi

Ketika rancangan Prosedur Operasi Standar sudah sampai pada tahap akhir, maka langkah selanjutnya yaitu melakukan simulasi pada kondisi yang nyata.

Hal ini untuk mengetahui efek yang terjadi ketika Prosedur Operasi Standar sudah diterapkan dalam perusahaan.

Simulasi juga bermanfaat untuk mencari kekurangan pada SOP, jika ada yang tidak sesuai atau menimbulkan dampak negatif, maka tim penyusun harus melakukan perbaikan terhadap SOP langsung.

5. Penetapan SOP

Setelah pembuatannya selesai dan tidak menimbulkan masalah saat digunakan dalam simulasi, maka rancangan SOP bisa ditetapkan secara resmi.

Penetapan ini melibatkan pihak-pihak yang berwenang seperti pemimpin perusahaan.

SOP yang sudah ditetapkan dan disetujui baiknya segera diimplementasikan di dalam perusahaan.

Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan sehingga proses produksi bisa berjalan dengan lebih baik.

Contoh SOP Sederhana

Setiap lembaga dan perusahaan memiliki SOP yang berbeda, hal ini bergantung dari prinsip kerja, jenis pelayanan, dan dari barang atau jasa yang ditawarkan kepada konsumen.

Di bawah ini adalah beberapa contoh SOP dari berbagai usaha yang berbeda.

Contoh SOP Kasir Minimarket

Petugas/ penanggung jawab: kasir
Prosedur pelayanan dan tugas kasir
Melayani konsumen dengan senyum, ramah, cepat, dan akurat.
Scan barcode jika terjadi kendala, ketik kode secara manual.
Bertanya pada konsumen apakah hendak menambah barang belanjaan.
Tawarkan produk-produk promo kepada konsumen.
Barang yang sudah di-scan langsung dimasukkan ke dalam plastik.
Sebutkan jumlah nominal uang yang harus dibayarkan oleh konsumen.
Ketika menerima uang, hitung di hadapan konsumen dan sebutkan jumlahnya.
Bila ada uang kembalian, sebutkan nominalnya secara jelas pada konsumen. Pastikan memberikan uang kembalian secara tepat.
Berikan struk belanja kepada konsumen.
Ucapkan terima kasih kepada konsumen.
Menghitung uang dan mencocokkan jumlahnya dengan data penjualan.
Membuat laporan keuangan dan menyetorkan uang kepada pemilik minimarket.

Contoh SOP Karyawan Perusahaan Secara Umum:

Pakaian dan penampilan rapi:

Wajib memakai baju seragam resmi perusahaan serta celana hitam.
ID karyawan disematkan di bagian saku depan.
Sepatu warna hitam atau cokelat gelap.
Rambut rapi, tidak diwarna atau dicat (wanita boleh berhijab).
Tidak memakai aksesori/perhiasan berlebihan.
Selalu menjaga penampilan agar tetap rapi dan bersih.

Waktu kerja:

Waktu kerja selama 8 jam, mulai dari pukul 08.00–16.00 WIB.
Waktu istirahat pada pukul 12.00–13.00 WIB.

Baca Juga: STRUKTUR ORGANISASI: Pengertian, Bagan, Fungsi dan Tugas

Kesimpulan

Pengertian SOP adalah sebuah panduan yang digunakan untuk memastikan setiap kegiatan operasional organisasi atau perusahaan yang berjalan dengan baik.

Fungsi SOP adalah sebagai pedoman kerja, sebagai dasar hukum, sebagai informasi hambatan kerja dan tolak ukur kedisiplinan.

Sehingga terciptanya pekerjaan yang sesuai dengan acuan yang berlalu dalam perusahaan tersebut.

Karena itu penting memahami arti dari PENGERTIAN SOP: 4 Fungsi, Tujuan, Cara Membuat & Contoh secara lengkap.

PENGERTIAN SOP: 4 Fungsi, Tujuan, Cara Membuat & Contoh